Kamis, 16 Januari 2014
Tugas Tugas Seorang Sekretaris


Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1.      Menerima tamu
2.      Menerima telepon
3.      Mengambil dikte dan melatinkan
4.      Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas  sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:
a.          Membuka surat.masuk untuk pimpinan
b.         Menerima dikte.
c.          Menerima dan melayani  tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
d.         Menerima dan melayani  telepon serta menelpon.
e.          Menata arsip/surat.
f.          Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
g.         Mengurus dan mengendalikan surat
h.         Menyiapkan pembuatan laporan
i.           Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j.           Mengelola kas kecil
k.         Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga  pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut  Tugas ini meliputi:
a.       Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b.      Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
c.       Menyusun surat rahasia (confidential).
d.      Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
e.       Menyusun acara pertemuan bisnis.
f.       Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g.      Mengurus masalah dengan bank
h.      Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
i.        Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
a.       Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c.       Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d.      Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
e.       Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f.       Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g.      Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
a.       Mengurusi Rumah tangga kantor.
b.      Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
Sumber google. Com