Kamis, 16 Januari 2014
Tugas Tugas Seorang Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:
a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan
b. Menerima dikte.
c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
e. Menata arsip/surat.
f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
g. Mengurus dan mengendalikan surat
h. Menyiapkan pembuatan laporan
i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j. Mengelola kas kecil
k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
c. Menyusun surat rahasia (confidential).
d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
e. Menyusun acara pertemuan bisnis.
f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g. Mengurus masalah dengan bank
h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
i. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
a. Mengurusi Rumah tangga kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
Sumber google. Com
Daftar Blog teman
Senin, 12 Februari 2018
Selasa, 06 Februari 2018
1. Kertas
Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.
2. Pensil dan Penghapus
contoh jenis ketebalan pensil
Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.
3. Pulpen
pulpen ballpoit untuk kantoran
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.
4. Tipe –X
Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.
5. Penjepit kertas
aneka jenis dan bentuk Paper Clip
Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.
binder clip dengan berbagai ukuran
Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak. Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.
6. Tinta printer
warna tinta printer
Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.
7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc
aneka ragam media penyimpanan digital
Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.
8.1. Kertas
Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.
2. Pensil dan Penghapus
contoh jenis ketebalan pensil
Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.
3. Pulpen
pulpen ballpoit untuk kantoran
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.
4. Tipe –X
Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.
5. Penjepit kertas
aneka jenis dan bentuk Paper Clip
Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.
binder clip dengan berbagai ukuran
Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak. Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.
6. Tinta printer
warna tinta printer
Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.
7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc
aneka ragam media penyimpanan digital
Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.
Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.
2. Pensil dan Penghapus
contoh jenis ketebalan pensil
Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.
3. Pulpen
pulpen ballpoit untuk kantoran
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.
4. Tipe –X
Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.
5. Penjepit kertas
aneka jenis dan bentuk Paper Clip
Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.
binder clip dengan berbagai ukuran
Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak. Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.
6. Tinta printer
warna tinta printer
Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.
7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc
aneka ragam media penyimpanan digital
Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.
8.1. Kertas
Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.
2. Pensil dan Penghapus
contoh jenis ketebalan pensil
Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.
3. Pulpen
pulpen ballpoit untuk kantoran
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.
4. Tipe –X
Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.
5. Penjepit kertas
aneka jenis dan bentuk Paper Clip
Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.
binder clip dengan berbagai ukuran
Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak. Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.
6. Tinta printer
warna tinta printer
Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.
7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc
aneka ragam media penyimpanan digital
Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.
Langganan:
Postingan (Atom)